12 strategier, der hjælper mig (og 108 ansatte) til at slå udskydelse

Foto fra et JotForm teammøde

Der er en opgave, som jeg har været kendt for at undgå: at gå til tandlægen.

Og det ser ud til, at jeg ikke er alene.

I en UK-undersøgelse i 2015 var besøg af tandlæge nr. 6 på en liste over de 10 mest almindelige aktiviteter, som folk udsætter.

Det giver mig perfekt mening. Selv en rutinemæssig rengøring er ubehagelig med alt det skrabe, suge og polere. Medmindre du er kvalm, er det så let at afskedige den næste aftale.

Tandlægestolen er imidlertid en af ​​de eneste ting, jeg undgår.

12 år efter at opbygge mit firma, JotForm, kan jeg ærligt sige, at jeg ikke udsætter mig længere - og det er ikke fordi jeg har overmenneskelig viljestyrke.

I stedet har jeg udviklet systemer og taktikker, der gør det næsten umuligt at udskyde, hvad der skal gøres.

Hvorfor kan jeg ikke komme på arbejde?

Før vi kan slå udskud, er det vigtigt at forstå, hvorfor vi gør det.

Forfatter James Clear forklarer, at græske filosofer, herunder Socrates og Aristoteles, udviklede ordet akrasia for at beskrive, hvordan man handler mod din bedre bedømmelse.

I moderne termer siger Clear, at vi alle har et nuværende selv, som ønsker øjeblikkelig tilfredsstillelse, og et fremtidig selv, der værdsætter langsigtede fordele:

”... mens det fremtidige selv kan sætte mål, er det kun det nuværende jeg, der kan handle.
Når tiden kommer til at tage en beslutning, tager du ikke længere et valg for dit fremtidige selv.
Nu er du i nuet, og din hjerne tænker på det nuværende selv. ”

Udskydning føles ofte som selvsabotage. Dit nuværende selv overskriver dit fremtidige selv for at få det, det vil - lige nu.

Da jeg begyndte på min iværksætterrejse, tog jeg et bevidst valg om at spille det lange spil. Jeg startede forretningen, og vi voksede langsomt fra bare en håndfuld brugere i 2006 til over 3,5 millioner i dag.

Jeg har muligvis ikke forstået den psykologiske trækning mellem mit nuværende og fremtidige selv, men jeg vidste, at hvert lille skridt tilføjer sig. Jeg arbejdede konsekvent og lærte at styre mine egne udskudsudløsere.

Nu hvor vi har over 100 ansatte på to kontinenter, har vi også skabt en anti-procrastination kultur.

Ifølge vores kolleger, konsulenter og kunder (som jeg har tillid til at fortælle os sandheden), får vores team ting gjort. Vi arbejder hurtigt og effektivt uden at brænde ud i processen.

Når procrastination fremmer kreativitet

Selvom det kan have svære konsekvenser at undgå dine opgaver, er ikke al udskydelse skabt lige.

I en New York Times-artikel fra 2016 deler ledelses- og psykologiprofessor Adam Grant et eksperiment udført af en tidligere studerende, Jihae Shin.

Shin mistænkte, at udskudning faktisk kan øge kreativiteten, så hun designet et eksperiment, hvor deltagerne udvikler nye forretningsidéer.

  • Nogle blev bedt om at starte med brainstorming med det samme,
  • mens andre fik lov til at udskyde sig ved at spille Minesweeper eller Solitaire inden de dykkede ind.

Når uafhængige bedømmere vurderede forretningsidéerne, var udskudernes planer 28 procent mere kreative.

”Da folk spillede spil, før de fik at vide om opgaven, var der ingen stigning i kreativitet,” skriver Grant. ”Det var først, da de først lærte om opgaven og derefter udsatte dem, at de overvejede flere nye ideer. Det viste sig, at procrastination fremmede divergerende tanker. ”

Grant peger på Steve Jobs, Bill Clinton, Frank Lloyd Wright og manuskriptforfatter Aaron Sorkin som eksempler på meget kreative, dygtige tænkere, der var (og er) kroniske udskudere.

Linjen mellem inaktiv og inspireret

Så hvordan ved du forskellen mellem en fornuftig, kreativitetsfremkaldende forsinkelse og destruktiv udsættelse?

I en artikel til The Atlantic siger forfatter Derek Thompson, at vores følelser er nøglen. Han peger på psykologprofessoren Joseph Ferrari's arbejde og forklarer, at vi udsætter os af to grunde:

"(1) Vi udsætter handling, fordi vi føler, at vi er i det forkerte humør til at udføre en opgave, og (2) Vi antager, at vores humør vil ændre sig i den nærmeste fremtid."

Vi laver velkendte undskyldninger som "Jeg har dette stykke kage nu og arbejder ekstra hårdt på gymnastiksalen i morgen." Cyklussen fortsætter, og vi ender i ”The Procrastination Doom Loop.”

Det er ikke altid let at skelne mellem et sundt skridt tilbage og klassisk undgåelse, men jeg er enig i, at det kræver en følelsesmæssig check-in.

Jeg kan godt lide at spørge mig selv og mit team, hvorfor vi venter - at afslutte en opgave, træffe en beslutning eller tackle et problem - og hvis denne forsinkelse virkelig vil tjene os.

Jeg er også en stor tilhænger af stabilitet. Du kan ikke undvige smutthuller i udsættelse, hvis du altid bekæmper brand, både i dit arbejde og dit personlige liv.

Hvis serveren for eksempel altid går ned, kan du prøve at løse grundårsagen. Bliv ikke ved med at løse det samme problem. Opret afslappede, gentagne og fornuftige systemer, der faktisk understøtter dig.

Hvordan vores team forbliver produktivt og lykkeligt

Hos JotForm arbejder vores medarbejdere i små, tværfunktionelle teams. Hver gruppe er bemyndiget til at tage og udføre deres egne beslutninger. De har plads og uafhængighed.

Vi forsøger også at:

1. Knus ubeslutsomhed og ukendte

Ubesvarede spørgsmål kan føre til udsættelse. Vores team med 4-5 medlemmer arbejder alle på det samme projekt, så de ikke behøver at vente på, at en anden giver dem et grønt lys. De kæmper heller ikke for at få alle i det samme rum (og på den samme side). Jo flere svar du har, jo lettere er det at komme videre.

2. Samarbejd i realtid

Når vi sidder fast, bruger vi ofte en teknik, der kaldes co-pilotering. To personer sidder sammen på den samme computer og taler problemet igennem. De deler teknikker og ideer. Vi er også co-pilot for at uddanne nyt personale. Det er ikke kun godt til at lære og skubbe gennem blokke, men det forhindrer forsinkelser. Nogen ser bogstaveligt på, at du arbejder, så du kan ikke skifte opgaver eller tjekke et stykke tid.

3. Nedbryd det

Skær store projekter ned i små, håndterbare trin. Du undgår flaskehalse og frustration, mens du nyder belønningen for konstant fremgang. Hver lille handling hjælper med at eliminere friktion og bevæge dig tættere på en færdig tilstand.

4. Skrå bureaukrati

Ventning dræber produktiviteten. Det blokerer for teamets fremskridt og dræner spænding. Vi forsøger at opretholde et strømlinet kontor, der giver folk mulighed for at gribe ind. Meget sjældent har vores medarbejdere brug for at logge på deres arbejde. I stedet er det indbygget i vores organisations- og projektstrukturer.

5. Planlæg et team push

Vi mener, at uafsluttede opgaver er fjenden. Det er en filosofi, jeg har udarbejdet fra Lean Manufacturing-filosofier og Toyota Production System. For eksempel opmuntrer vi til korte gennemløb (tid fra start til slut) og undgår at have store ”varebeholdninger” af resterende arbejde. Når en person starter en udfordrende proces, kan andre mennesker deltage i indsatsen og skubbe hinanden som et team. Sammen kan du afslutte næsten alt.

6. Sele momentum

Når et objekt er i ro, er det vanskeligt at få det til at bevæge sig igen. Vi kender alle kampen for at komme af sofaen og gå i gymnastiksalen. Den samme idé gælder for hold. Når dit team har energi og produktivitet, er det lettere at fortsætte. Hvis holdet sidder fast og venter på svar eller motivation, er det vanskeligt at genstarte motoren. Bliv i bevægelse, så undgår du produktivitetsfælder.

7. Vis dit arbejde

Vi har en regel til demodag på fredag: Du skal vise dit arbejde med det levende produkt. Det motiverer alle til at afslutte det, de starter. Det belønner også reelle fremskridt, uanset hvor lille opgaven er.

8. Synliggøre projekter

Vores daglige team-e-mail viser alle de åbne produktfejl og viser, hvem der har løst de sidste. Folk ønsker at se sig selv på den ”faste” side. Det er spændende at spore forbedringer, og det skaber en følelse af ansvarlighed. Det holder alle på sporet.

Systemer, der hjælper mig med at klemme udskud

Sådan undgår jeg fælden "gør-det-i morgen".

1. Separat arbejde og leg

Når jeg sætter mig ved mit skrivebord, gør jeg ikke andet end at arbejde. Jeg åbner ikke Facebook eller læser en forretningsartikel. Det tog mange år at udvikle denne tankegang, men nu er det en automatisk reaktion. Jeg kommer på arbejde og kommer helt ned på arbejde. Vi forsøger også at opretholde et roligt, produktivt kontormiljø, der fremmer fokus og flow.

2. Gør først den hårdeste opgave

Du har sandsynligvis hørt om at spise frøen. At tackle din vigtigste eller komplicerede opgave med det samme er en tilgang, der virkelig fungerer. Det er lettere at tænke godt, når din hjerne er udhvilet, og du ikke er kommet til beslutnings træthed.

3. Nyd fordelene

En tom indbakke gør mig glad. Behandling af e-mail er ikke den mest spændende del af min dag, men jeg elsker den følelse af gennemførelse og kontrol. Øjeblikkelig tilfredsstillelse føles godt, men det at afslutte det, du har tænkt dig at gøre, føles endnu bedre - og jeg prøver altid at huske det, hvis jeg fristes til at udskyde.

4. Indstil tidsgrænser

Vilkårlige begrænsninger kan hjælpe dig med at starte, hvilket ofte er den sværeste fase af enhver opgave. Hvis du for eksempel kæmper for at rense dit hjem, skal du begynde med et værelse. Du kan bare fortsætte og afslutte det hele. Selv hvis du ikke gør det, har du skabt ægte fart. Eller prøv Pomodoro-teknikken, hvor du arbejder uafbrudt i 25 minutter, så tag en kort pause, før du logger på en anden 25. "Pomodoros" tilføjes hurtigt for at skabe reelle fremskridt.

5. Følg en streng ordre

Jeg besvarer altid mine ældste e-mails først. Jeg springer aldrig rundt. Det tvinger mig til at tackle spørgsmål og spørgsmål med det samme i stedet for at gemme dem til senere. Du kan også prøve Seinfeld-strategien for at udvikle en ubrudt kæde med daglig indsats.

Disse anti-procrastination taktikker er måske ikke jordskødende, men de fungerer for mig - hvilket er det vigtigste tip af alle.

Eksperimenter med dig selv. Prøv forskellige tilgange og se, hvad der fungerer bedst.

Husk, at procrastination er naturlig og menneskeligt, så ikke slå dig selv op, når du glider ned i undergangsløkken.

Bare saml dig selv op, ryst tågen væk og tænk over, hvordan du tjener dit fremtidige selv.

Hvis du nu undskylder mig, skal jeg booke noget kvalitetstid hos min tandlæge.